Success Story
September 9, 2023

Rexel Belgique renforce sa communication interne et externe avec Letsignit

Interview de
Charles-Antoine Benoît
Head of Marketing
Par
Dinis Vendeirinho
Digital Project Manager
Dans le but d'assurer la conformité des numéros de téléphone et des fonctions dans les signatures mail de l'ensemble de ses équipes, Rexel Belgique a décidé de mettre en place la solution Letsignit.‍

Rexel Belgique est un spécialiste dans la distribution d’équipements et de solutions électriques destinés aux marchés résidentiel, industriel et tertiaire. Avec ses 52 agences et plus de 800 collaborateurs répartis sur l’ensemble du territoire belge, l'entreprise gère un flux d'appels et des flux de commandes importants.

Découvrez, à travers ce témoignage, comment Rexel a uniformisé les signatures mail de ses 800 employés, afin de renforcer son image de marque, tout en développant une communication interne et externe efficace. 

La signature mail : une stratégie digitale solide pour atteindre efficacement le public ciblé

Dans un secteur technique fortement digitalisé, Rexel Belgique se positionne avec une solide maturité digitale, en utilisant divers outils et canaux de communication. Près de 50 % de ses clients passent leurs commandes sur le web, ce qui souligne l'importance pour l'entreprise d'être présente sur plusieurs canaux de communication afin de toucher son audience à 360°.

« Nous évoluons dans un secteur technique hautement digitalisé. Il est crucial que nous soyons présents sur diverses plateformes, que ce soit par le biais de notre Web shop, des réseaux sociaux ou d'Internet du web, afin de maintenir une forte présence. » souligne Charles-Antoine Benoit, Head of Marketing, REXEL Belgique 

Dans le but de continuer cette dynamique de digitalisation et de renforcer la gestion de sa communication en externe comme en interne, Rexel Belgique a opté pour la solution de gestion des signatures mail Letsignit.

Une initiative qui a permis à l’entreprise de rester à la pointe de la digitalisation, d’améliorer son expérience client et de maintenir sa position de leader sur un secteur technique.

De l’uniformisation à la mise en conformité des signatures mail.

Parmi les canaux de communication utilisés par Rexel, le téléphone et l'email sont parmi les plus couramment utilisés. Les collaborateurs de l'entreprise gèrent un flux important d'appels, et il est essentiel de pouvoir contacter rapidement les bonnes personnes.

Cependant, avant la mise en place de Letsignit, la prise de contact téléphonique devenait de moins en moins efficace en raison des coordonnées incorrectes indiquées dans les signatures mail.

« Chez Rexel, nous avons un système de gestion centralisée des appels. Les collaborateurs doivent gérer des appels émanant de la centrale, souvent en cascade. Les numéros de téléphone n'étant pas homogènes ou mis à jour automatiquement, il y avait un réel problème de transfert des appels. On passait les appels d'agence en agences. Ce n'était absolument pas efficace et encore moins pour nos clients. » explique Charles-Antoine Benoit, Head of Marketing, REXEL Belgique

Letsignit a joué un rôle clé dans la mise à jour des informations de contact. Rexel Belgique a dû s'assurer de la conformité des informations présentes dans l'annuaire avant la synchronisation avec la solution. Grâce à la remontée automatique des informations utilisateurs sur Letsignit, Rexel est certain que les signatures de ses employés affichent des informations de contact correctes, ce qui renforce l'efficacité des communications.

« Plus qu'un gain de temps, Letsignit nous a permis de gagner en efficacité. », poursuit Charles-Antoine Benoit,Head of Marketing, REXEL Belgique

Un bénéfice perçu à la fois par les collaborateurs qui peuvent se contacter plus efficacement, mais aussi par les clients et partenaires pour qui la confiance est rétablie, au-delà de simplement rediriger vers les bonnes informations.

Vers une image de marque plus cohérente.

Au-delà d’un problème de coordonnées erronées, il existait également un manque de cohérence graphique entre les signatures mail de tous les collaborateurs.

« Au sein du département marketing, nous avions créé un template pour les signatures mail, mais chacun les gérait individuellement. Il était alors difficile de superviser la déclinaison cohérente de la charte auprès de nos 800 collaborateurs. » Charles-Antoine Benoit, Head of Marketing, REXEL Belgique 

Ce constat a révélé des signatures mail non professionnelles, et qui ne retranscrivaient pas l'image de marque de Rexel. Grâce à Letsignit, Rexel a pu déployer des modèles uniformes de façon automatique, auprès de l’ensemble de ses équipes.

« Nous avions besoin d'une solution pour garantir l'uniformité de nos signatures mail et assurer la précision des informations de contact de nos collaborateurs, afin d'éviter les erreurs de numéro de téléphone ou d'intitulé de poste. Letsignit s'est avéré être la réponse à nos besoins, permettant une gestion unifiée et professionnelle des signatures mail. », affirme Charles-Antoine Benoit,Head of Marketing, REXEL Belgique 

Grâce à Letsignit, Rexel peut désormais assurer des signatures mail soignées, à jour et professionnelles, renforçant ainsi l'image de l'entreprise et véhiculant une apparence cohérente et professionnelle auprès de ses clients.

Découvrez la puissance de Letsignit

Letsignit : Une solution discrète qui a conquis les collaborateurs.

Letsignit répondait en tout point à la solution recherchée par Rexel :

« Nous avons énormément apprécié la simplicité de connexion de Letsignit avec notre messagerie Microsoft 365. L’Add-in pour Outlook de Letsignit a permis une expérience transparente pour l’ensemble de nos collaborateurs, le tout de façon complètement sécurisée. » explique Charles-Antoine Benoit, Head of Marketing, REXEL Belgique

L'installation de Letsignit a été saluée dès les premiers jours. En effet, toutes les signatures mail des collaborateurs ont été uniformisées de manière automatique, sans aucune intervention manuelle de la DSI sur les postes.

« Les retours ont été extrêmement positifs. Du jour au lendemain, nous avons constaté une nette amélioration dans l’uniformité des signatures mail, ce qui a considérablement renforcé notre image de marque. » Affirme, Charles-Antoine Benoit, Head of Marketing, REXEL Belgique

Une communication simplifiée et personnalisée

Rexel avait pour habitude de demander à ses collaborateurs d’ajouter eux-mêmes des bannières de communication à leurs signatures mail pour promouvoir ses événements les plus importants.

Mais, de nombreux collaborateurs ne participaient pas activement à cette démarche. La principale raison était l'ajout manuel de ces bannières dans les emails, qui rendait la tâche très chronophage. Par conséquence, cette initiative était souvent négligée par une partie de l’équipe.

«Letsignit nous a facilité la vie ! Nous n'avons plus besoin de demander aux collaborateurs d'implémenter des bannières de communication, car avec Letsignit, tout est automatique. Nous pouvons désormais déployer ce nouveau type de communication sans effort ! » poursuit Charles-Antoine Benoit, Head of Marketing, REXEL Belgique

La possibilité de déployer des campagnes de communication en toute simplicité dans les signatures de l’ensemble des employés est une véritable opportunité pour le service marketing, tant en externe qu'en interne.

Auprès de ses audiences externes, Rexel promeut de nouveaux services, des événements et inscrit la signature mail dans une réelle stratégie d'acquisition.

En utilisant la diffusion de communications ciblées en interne, Rexel renforce sa marque employeur, favorise l'engagement des collaborateurs et diffuse les informations les plus importantes.

« Grâce à Letsignit, nous avons réussi à atteindre des clients que nous avions du mal à toucher auparavant. Nous constatons aussi une nette amélioration dans la diffusion des communications internes. Ces nouvelles approches ont considérablement renforcé notre efficacité de communication, tant en externe qu'en interne. » explique Charles-Antoine Benoit,Head of Marketing, REXEL Belgique

Une communication personnalisée grâce à la multi-signature.

Au sein de Rexel, chaque équipe est axée sur des produits spécifiques. Certaines équipes sont spécialisées sur les produits d'éclairage tandis que d'autres sur les produits de développement durable.

Grâce à la fonctionnalité multi-signature de Letsignit, il est facile d'attribuer des campagnes différentes à chaque équipe. Une fonctionnalité fortement appréciée par Rexel. Selon leur domaine d’expertise, les équipes ont la possibilité de choisir la bannière qui correspond le mieux à leur public cible. Cela permet une personnalisation efficace et adaptée aux besoins spécifiques de chaque équipe et de leur clientèle respective.

« La gestion par multi-signature dépend du profil du collaborateur. Certains sont plus orientés vers l'éclairage, donc nous mettons l'accent sur des campagnes liées à l'éclairage. D'autres travaillent davantage sur les énergies renouvelables, donc le message et la campagne seront différents. Ce que nous apprécions avec Letsignit, c’est qu’ils peuvent passer d'une campagne à l'autre s'ils le souhaitent. » sougline Charles-Antoine Benoit, Head of Marketing, REXEL Belgique 

Letsignit en 3 mots :

« Simplicité, homogénéité et professionnalisme. » affirme Charles-Antoine Benoit,Head of Marketing, REXEL Belgique
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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