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Fréquentes
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L'image des sapeurs-pompiers est associée à des valeurs telles que le courage et l'engagement, mais cette perception ne résulte pas uniquement d'un imaginaire collectif. Elle est également le fruit d'un travail méticuleux de communication au sein de l'institution, visant à maintenir la cohérence de la marque et à transmettre ses valeurs.
Avec 83 000 abonnés sur Facebook, 36 000 abonnés sur X (anciennement Twitter) ou encore 31 000 abonnés sur Instagram, les Pompiers13 ne sont pas en marge d’initiatives pour engager leur communauté de citoyens et de collaborateurs, les sensibiliser et les informer ! Réputé pour être l’un des SDIS les plus innovants en termes de communication, le Sdis 13 a décidé de s’attaquer à un sujet pour continuer à polir sa communication : l’harmonisation de ses signatures mail.
Alors, comment les Pompiers13 à travers les signatures mail sont parvenus à infuser une communication interne uniforme, tout en renforçant leur identité de marque, le sentiment d'appartenance et in fine la fierté parmi leurs troupes ?
Ce sentiment d'appartenance est essentiel, car il sert non seulement de fondement à une communication interne réussie, mais œuvre également à une collaboration toujours plus engagée et soudée des agents.
« Chez les Pompiers13, le sentiment d'appartenance va au-delà de simplement porter un uniforme. En réalité, plusieurs d’entre nous n’en portent pas. C'est ici que la signature mail prend toute son importance. C'est en l'adoptant que chacun d'entre nous peut ressentir de la fierté, partager une mission commune et se sentir pleinement engagé grâce à la mise en avant de notre image de marque associée à chaque collaborateur. » exprime Noémie Marra, Responsable du service Développement et Création
La signature mail est donc bien plus qu'une simple identité. Elle est un symbole et une représentation de l'engagement de chaque agent envers la communauté. Dans chaque email envoyé l’agent devient alors un ambassadeur, rappelant à chaque destinataire l'importance de sa mission.
Historiquement, les Pompier13 laissaient chaque agent gérer sa propre signature mail en remplissant un document pdf charté. Un problème se posait : cela rendait toute mise à jour particulièrement difficile, ce qui en résultait des signatures mail disparates.
Profitant de la refonte de leur site avec leur nouvelle identité de marque, l’organisme public a saisi l'opportunité de mettre à jour ses signatures mail, devenues obsolètes.
« Sur nos 7 500 pompiers, seuls 2 400 disposent d'une adresse mail, en raison de la spécificité de leurs missions. Actualiser manuellement plus de 2 000 signatures mail ? Inenvisageable ! C'est pourquoi une solution telle que Letsignit s'est imposée comme une évidence. » développe Noémie Marra
La signature mail n'est plus une simple formalité chez les Pompiers13 : elle joue aujourd’hui un rôle important dans l'affirmation de l'image de marque, au sein de l'institution et des agents qui la compose. Et elle est devenue un canal privilégié pour communiquer auprès de tous et complète de façon organique l’ensemble des dispositifs déjà en place chez les Pompiers13, tels que son site web, ses réseaux sociaux ou ses affichages en interne.
« Si nos interventions sur le terrain attirent naturellement l'attention, un pan fondamental de notre mission demeure souvent dans : la communication. Dans un monde hyperconnecté, communiquer efficacement avec nos agents devient primordial ! », déclare Noémie Marra.
Les Pompiers13 ont pour habitude de communiquer en interne via des outils tels que l'intranet ou les affichages sur écran dynamique. Pourtant, malgré de nombreux efforts pour diffuser l’information auprès des 7 500 Pompiers13 de l’organisation, certains agents exprimaient toujours le sentiment d'être "hors de la boucle". Un ressenti quasi inévitable lorsqu’on s’adresse à autant de partis prenants, au quotidien bien différent d’un agent à l’autre.
L'utilisation de Letsignit comme outil de communication interne s'est avérée être une stratégie gagnante.
En permettant l'intégration de bannières de communication directement dans les emails quotidiens des agents via la signature mail, les Pompiers13 s’assurent une diffusion constante de l'information qui vient parfaitement compléter les autres dispositifs.
Très demandeurs, les sapeurs-pompiers profitent d'un canal de communication qui ne demande aucun effort, car les bannières s'intègrent de façon automatique à leurs emails. Aujourd'hui, il est devenu un canal de prédilection pour diffuser l'information.
Depuis le déploiement de Letsignit, plusieurs campagnes ont été diffusées, tant en interne qu'en externe.
1. Le tournoi de France de trekking
2. La Sainte-Barbe
3. La prévention de Cyber attaque
Chaque agent, étant systématiquement informé et valorisé, se sent davantage lié à la mission collective : secourir et informer.
Au sein d'une organisation publique, telle que celle des Pompiers13, le changement peut souvent être accueilli avec appréhension. Cependant, l'implémentation de Letsignit a été différente.
« Nous savions que le changement était nécessaire, et nous avons été agréablement surpris par l'effet immédiat que cela a eu sur nos agents. Les 2.400 collaborateurs détenteurs d’une adresse mail disposent maintenant d’une signature mail représentant pleinement leur entité, celle des Pompiers13. Celle-ci leur permet également de suivre l’actualité de l’établissement à travers les campagnes mail et de la partager lors des envois de courriels. » affirme Noémie Marra.
La transition vers la nouvelle solution n'a pas été sans défi. Comme dans toute grande organisation, la coordination et la formation étaient essentielles. Mais avec l'accompagnement constant et expert des équipes de Letsignit, le Sdis 13 a pu assurer une transition en douceur.
« Avant même que la solution ne soit pleinement déployée, beaucoup d'agents ont montré leur enthousiasme. Ils souhaitaient savoir quand ils pourraient avoir leur nouvelle signature mail. C'était un témoignage évident de la pertinence de l’outil. » explique Noémie Marra
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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