Success Story
May 20, 2021

Le Conseil Départemental de l’Aisne déploie sa nouvelle identité avec Letsignit

Interview de
Céline Van Coppenolle
Chargée de Communication Numérique
Par
Amandine Fernandez
Head of Acquisition
Le Conseil Départemental de l’Aisne est une collectivité qui emploie environ 2300 agents sur une vingtaine de sites différents à l’échelle d’un département rural. Cette administration gère de nombreux domaines de compétences et elle soutient aussi les autres collectivités du territoire et les associations.

Dans quel contexte avez-vous intégré la solution ?

La solution a été introduite dans nos services par la Direction Informatique en 2016. Nous voulions effectuer une harmonisation globale de toutes nos signatures, car nos différents agents avaient parfois tendance à vouloir se les approprier. Aussi, le Conseil Général devenant le Conseil Départemental, il était nécessaire pour nous de communiquer efficacement sur ce changement d’identité.


Comment c’était avant Letsignit ? Quelle était l’importance de la signature mail avant l’utilisation de cet outil ?

Avant d’utiliser la solution, nos signatures avaient une importance fonctionnelle et administrative uniquement et il était très difficile de pouvoir gérer des entités différentes au sein de notre structure.


Combien de temps a pris la mise en place de la solution dans vos services ?

L’achat et le rodage de la solution ont été effectués par la Direction Informatique qui a ensuite présenté l’outil aux agents. L’appropriation de l’outil s’est par la suite faite très rapidement, car il est simple et nous étions dans une période où nous lancions beaucoup d’évènements, alors nous avons immédiatement programmé nos premières campagnes.


En un mot : ce qui vous a le plus séduit chez Letsignit.

Toutes les possibilités que la solution nous offre.

découvrir Letsignit

Quels sont les bénéfices actuels d’avoir ce type de solution au sein de votre organisation ?

Le plus important certainement : la valorisation des services en interne comme en externe.

Nous diffusons par exemple toutes nos campagnes externes en interne afin de permettre à chaque service d’être au courant de l’actualité des autres services (salons, évènement, etc). Aujourd’hui, chaque service se satisfait de voir diffuser sa campagne lorsqu’il lance des actions.


Cas d’usage

Conseil Départemental de l'Aisne
Conseil Départemental de l'Aisne


Quels sont les premiers retours de vos collaborateurs ?

Ils observent une réelle concrétisation de leurs contacts, particulièrement en interne.

Certains sont aussi surpris. Nous avons par exemple créé une campagne pour communiquer autour de l’évènement de l’un de nos services qui a un très bon écho en termes de public, mais qui était très peu connu en interne. L’effet de surprise fut au rendez-vous, car nous ne les avions pas prévenus au préalable et ils ont été vraiment satisfaits et valorisés par cette action.

Enfin, l’aspect ludique de la solution est réellement apprécié par nos agents parce qu'elle leur permet de retrouver les informations de contact beaucoup plus rapidement que sur notre intranet et donc de gagner du temps.

Au niveau de votre métier, la communication, qu’est-ce que Letsignit a changé ?

Nous n’utilisons certainement pas encore toutes les possibilités de Letsignit car nous devons parvenir à trouver de nouvelles astuces, de nouvelles manières d’aborder les visuels ou encore les segmentations. C’est un outil de plus sur lequel nous devons être bien attentif pour l’exploiter au mieux et pouvoir constater des résultats optimaux.

Les prochaines étapes / projets du Conseil Départemental de l’Aisne avec Letsignit ?

Vous nous avez donné de précieux conseils il y a quelques semaines donc nous avons commencé à mettre des choses en avant en segmentant nos campagnes. Nous allons continuer comme cela en nous fixant des objectifs plus ambitieux qu’au départ sur cette solution.

Dare, care, fun sont les valeurs de LSI. Trouvez-vous qu’elles nous correspondent ?

Complètement fun ! C’est un petit support qui permet beaucoup de créativité et qui est « frais ». Nos signatures ont vraiment été rajeunies. Nous nous retrouvons d’ailleurs bien dans vos 3 valeurs !

Questions
Fréquentes
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Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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