Par

Dinis Vendeirhno

Digital Project Manager

De prime abord, cette problématique suppose que l’on doit se creuser les méninges jour et nuit pour y répondre. Et pourtant, ce n’est pas le cas ! Gerflor a su trouver une réponse rapide et efficace à cette question !Spécialiste en solutions de revêtements de sols, Gerflor est une entreprise qui rayonne à l’international. Composée de 4200 collaborateurs, 19 usines, 30 filiales réparties dans 120 pays, ses enjeux en termes de communication sont de taille.Dans une volonté de garantir une communication globale et de maîtriser son identité de marque à l’international, Gerflor a décidé de capitaliser sur la signature mail.

‍Croissance. Développement. Alignement stratégique des structures.

Dans un contexte de croissance, chaque détail compte pour assurer la légitimité d’une entreprise sur le plan international, à commencer par la signature mail - un canal souvent négligé.

« Au fur et à mesure de la croissance de la société, nous voulions donner une cohérence à notre communication, pour qu'on retrouve les mêmes guidelines sur nos sites Gerflor. Nous avons une charte commune à tous nos sites, que ce soit Gerflor France, Gerflor USA etc. C’était donc un besoin de cohérence de notre communication. », nous confie Martine GILLET-ARAIC, Digital Communication Officer.

Pour Gerflor, c’était le moment le plus opportun pour garder la main sur l’ensemble de son identité de marque. Une charte commune a été appliquée pour être sûr d’atteindre les objectifs fixés. Gerflor a su faire preuve d’agilité en termes de management de la communication-marketing. Comment ? En capitalisant sur le bon outil au bon moment : une solution de gestion de signature mail.

Pourquoi ? Avec une moyenne de 121 emails reçus et envoyés par employé chaque jour, l’email est le premier point de contact que les collaborateurs ont avec leurs prospects, leurs clients, leurs partenaires ou encore leurs collaborateurs.

Grâce à la signature mail qui le compose, l’identité des collaborateurs et l’identité de marque de l’entreprise sont facilement identifiables. En un seul coup d’œil, cette carte de visite virtuelle permet d’humaniser les emails de vos collaborateurs et d’en faire un point de contact privilégié en externe.

Et, Letsignit dans tout ça ?

La solution a permis à Gerflor de tirer le meilleur parti de ses emails, en lui donnant la possibilité :

D’homogénéiser l’ensemble des signatures mail ses collaborateurs,
De les transformer en un vrai encart publicitaire qui promeut sa marque, son actualité ou ses campagnes,
Et d’améliorer l’engagement et le niveau d’information des collaborateurs… Le tout, à l’échelle international !

Une solution adaptée aux besoins des grandes entreprises.

Gerflor fait partie des entreprises, qui ont pu suivre les débuts de Letsignit.

Au cours de ces dernières années, nos équipes ont impliqué les utilisateurs au cœur du processus de développement de la solution. Les retours recensés nous ont permis de faire évoluer l’outil de sorte à répondre aux besoins des grandes entreprises : co-création avec Microsoft d’un Add-in pour Outlook, amélioration des interfaces, introduction de nouvelles fonctionnalités…

De prime abord, certaines fonctionnalités peuvent paraître futiles. Pourtant, elles ont un réel impact sur la gestion des signatures mail et sur le quotidien des collaborateurs.

Les fonctionnalités qui font la différence pour Gerflor :

La possibilité d’ajouter des préfixes pour les numéros de téléphone étrangers.
Réelle plus-value pour les entreprises qui se sont internationalisées, cette fonctionnalité permet de gagner du temps et d’inclure tous les collaborateurs, et ce, quel que soit le pays ! Les équipes de Gerflor n’ont plus la nécessité de traduire leurs données dans X langues.

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La délégation des droits administrateurs selon les rôles
Le service marketing et communication a la possibilité de déléguer la gestion de certains éléments de leurs signatures mail et de gagner du temps au quotidien.

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La possibilité pour les utilisateurs de modifier leurs informations (si l’admin le permet)
Le tout, sans impacter l’annuaire interne ! Un vrai gain de temps pour le service informatique, qui n’a plus à intervenir pour ce type de manipulation.

Travailler la notoriété et renforcer l’image de marque de l’entreprise à l’échelle internationale lors de grands événements.

Communiquer un événement auprès de tierces personnes implique d’avoir une image irréprochable. Les enjeux sont d’autant plus importants lorsque la communication événementielle implique une autre entité.

Les équipes de Gerflor tirent donc parti de leurs signatures mail pour déployer des campagnes de communication via des bannières pour informer leurs collaborateurs, leurs prospects, leurs partenaires et leurs clients des événements ou des partenariats en cours.

«On a pour habitude de communiquer sur de grands évènements comme des championnats du monde ou d’Europe de basket, de volley, de handball ou en encore sur les JO sur lesquels nous sommes présents depuis 1976. », nous explique Martine GILLET‑ARAIC, Digital Communication Officer

« Pour gérer les bannières des signatures mail, on propose un modèle central que l’on adapte pour nos filiales s’il y a un message texte à traduire. Une fois qu’il est prêt, on met les bannières à disposition dans l’outil Letsignit », nous partage Martine GILLET‑ARAIC, Digital Communication Officer

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Grâce aux campagnes véhiculées via leurs signatures mail, les équipes de Gerflor sont en mesure d’assurer une cohérence globale des signatures, de personnaliser leurs actions de communication-marketing et d’inclure l’ensemble de leurs collaborateurs dans la politique interne de l’entreprise, en local et à l’international !

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Les 3 mots de Gerflor pour décrire Letsignit.

Pour Martine Gillet-Araic, si elle devait résumer Letsignit en trois mots, ce serait :

Clarté
Réactivité
Innovation

Questions
Fréquentes

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

What is the user experience like for our employees?

If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

An English, Spanish, etc. version to adapt it to your audience
A signature template with timely promotional banners.
Use different formats of your logo according to your subsidiaries.
A signature for each of your branches.
Signature banners created especially for internal exchanges.
A simplified version for reply/forward of emails.

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.