Success Story
January 9, 2024

Cémoi choisit Letsignit pour gérer les signatures mail de ses 1428 collaborateurs, répartis dans 3 filiales

Interview de
Bruno Godard
Responsable de l'Architecture et des Systèmes d'Information (RSI)
Par
Dinis Vendeirinho
Digital Project Manager
Depuis plus de 200 ans, Cémoi s'impose comme le leader français de l'industrie du chocolat. Chaque jour, près de 2 500 collaborateurs répartis dans 3 filiales produisent des douceurs incomparables qui ravissent nos papilles.

Soucieuse du moindre détail, les Directions informatique et communication corporate ont profité de la migration de Gmail vers Microsoft 365 pour intégrer une solution de gestion de signatures mail. En effet, les signatures mail des collaborateurs étaient les seuls éléments ne correspondant pas à l'identité Corporate de Cémoi. C'est dans ce contexte de migration et de volonté d'homogénéisation de l'identité corporate qu'une collaboration entre Cémoi et Letsignit a vu le jour.

Découvrez dans ce témoignage comment Cémoi a tiré parti de sa migration vers Microsoft 365 pour automatiser la gestion de ses signatures mail et uniformiser son identité de marque auprès de ses 3 filiales.

Un processus simplifié : la nécessité d’un outil pour faciliter la gestion des signatures mail

Sur 2500 collaborateurs, tous ne possèdent pas d'adresse mail, ils sont tout de même 1428 à échanger quotidiennement des emails au nom de la marque.

Dans le but de simplifier son processus de création de signatures mail et de décharger les 1428 collaborateurs concernés par cette tâche chronophage, Cémoi a fait appel à Letsignit.

Avant Letsignit, l'entreprise avait recours à une approche manuelle pour gérer ses signatures mail. Chaque employé disposait d'une configuration quelque peu complexe sur Gmail qui n’avait pas pour vocation de changer. Cependant, les collaborateurs étaient libres de les modifier, ce qui entraînait une diversité dans l'apparence et le contenu des signatures mail.  Au-delà de cette diversité, chaque modification pouvait représenter une perte de temps considérable pour vérifier et ajuster chaque signature individuellement, ce qui entraînait une gestion inefficace des signatures mail.

Les deux directions ont profité du contexte de migration vers Microsoft 365 pour simplifier le processus de gestion des signatures. Avec pour objectif d'assurer un modèle conforme à la charte graphique corporate de Cémoi.

« En migrant notre messagerie vers Microsoft 365, Letsignit s'est imposée comme la solution idéale pour uniformiser nos signatures mail ! La compatibilité de Letsignit avec nos outils informatiques existants a grandement facilité son intégration dans l'écosystème Microsoft O365 et évite ainsi tout dysfonctionnement ou conflit technique. » explique Bruno Godard, Responsable de l'Architecture et des Systèmes d'Information (RSI),Cémoi.

Les certifications ISO 27001 & ISO 27018 : un gage de sécurité pour Cémoi

La compatibilité de Letsignit avec les exigences de sécurité de l'entreprise a joué un rôle essentiel dans le choix de la solution.

« Chez Cémoi, nous sommes très vigilants quant à la protection des informations sensibles. Lors de l'intégration avec Azure, nous avons été rassurés d'apprendre que Letsignit était certifiée ISO 27001 et ISO 27018. L'intégration se limite à une lecture de l'Active Directory pour obtenir les éléments nécessaires à la création des signatures mail. » poursuit Vincent Nogues, Administrateur Système Informatique, Cémoi.

Letsignit garantit la confidentialité des informations sensibles échangées via les signatures mail, offrant ainsi une tranquillité d'esprit au pôle DSI de Cémoi.

Découvrez la puissance de Letsignit

Une image de marque cohérente et contrôlée auprès de toutes les filiales

Pour gérer l'ensemble des signatures mail de ses 3 filiales, Cémoi a dû mettre à jour son annuaire pour prendre en compte certaines spécificités propres à chaque pays. En effet, des différences existent d'un pays à l'autre, telles que la langue utilisée ou des variations de logos.

Grâce à Letsignit, nos signatures mail affichent désormais des informations précises. Nous pouvons facilement avec la remontée automatique des informations utilisateurs alimenter notre base de données de manière efficace. Affirme Vincent Nogues, Administrateur Système Informatique, Cémoi.

Pour aller plus loin dans le processus de personnalisation des signatures mail, Letsignit permet grâce à la fonctionnalité multi-signature de déployer et d'attribuer plusieurs modèles de signatures mail adaptés à chaque filiale de l'entreprise.

« Nous opérons dans plusieurs pays et nous devons prendre en compte des variations linguistiques et graphiques. Letsignit permet de contrôler la cohérence des signatures mail pour l'ensemble du groupe Cémoi, évitant ainsi les variations excessives. » affirme Isabelle Coos, Responsable de la Communication Corporate, Cémoi.
Signature mail cémoi
« Letsignit nous permet d'avoir une ou plusieurs signatures corporate, ce qui évite à chacun de faire ce qu'il veut en termes de signatures. Grâce à l’uniformisation des signatures, l’image de marque de Cémoi est désormais cohérente et respectée. » poursuit Bruno Godard, Responsable de l'Architecture et des Systèmes d'Information (RSI), Cémoi.

De simple signatures mail à un véritable canal de communication

Outre l'harmonisation de l'identité de marque, Letsignit joue également un rôle crucial dans la communication de l'entreprise. Indissociable des emails, la signature mail se transforme en un véritable vecteur de communication lorsqu'on y intègre des campagnes de bannières mail

Pour les directions communication corporate et marketing, l’intégration de bannières mail est une vraie aubaine. En utilisant les signatures mail des collaborateurs comme canal de communication, elle a la garantie que ses actions soient diffusées auprès d’une large audience, en externe comme en interne.

Dans le cas de Cémoi, les signatures mail sont utilisées pour relayer des informations sur les actualités de l'entreprise, les salons, les événements ou encore certaines opérations commerciales.

« L’avantage de Letsignit réside dans son rôle de communication pour nos actualités et événements. La solution facilite ainsi à la fois l'harmonisation des signatures et la communication événementielle au sein du groupe ! » explique Isabelle Coos.
campagne signature mail cémoi

La bannières de signatures mail : une création collaborative

Le projet de gestion de signatures mail est devenu un projet collaboratif et un vecteur d’engagement pour les collaborateurs.

L’intégration de bannières de communication a été un franc succès. En effet, les clients ont été sensibles à cette nouveauté, et les collaborateurs en ont également exprimé le besoin.

Toutefois, un service a été plus sensible que les autres aux bénéfices de la signature mail : le service commercial. En effet, l’impact positif sur la promotion d’événements ou d’opérations commerciales a été rapidement perçu. Non intrusive, la signature mail permet de diffuser subtilement des informations de collaborateur à collaborateur ou de collaborateur à clients, partenaires ou prospects.

De cette manière, tous les collaborateurs peuvent prendre part aux actions stratégiques de l'entreprise.

« Les collaborateurs me demandent fréquemment des campagnes, notamment les commerciaux qui sont très demandeurs. Généralement, ils souhaitent des bannières pour promouvoir des salons ou des événements. Lorsqu'ils formulent leur demande, c'est le service marketing et communication qui se charge de la création des bannières. C'est un vrai travail collaboratif ! » explique Isabelle Coos.

Letsignit en 3 mots

  1. Pratique, comme l’a affirmé Vincent Nogues : « Du point de vue de l'administration, la solution est relativement simple, ce qui facilite les tâches liées à la gestion des signatures mail. C’est une solution qui peut correspondre à toutes les entreprises ! »
  2. Évolutif, Letsignit s'adapte aux besoins évolutifs de Cémoi. La solution offre une flexibilité permettant de gérer différents types de signatures en fonction des spécificités de chaque pays et filiale.
  3. Facile d'utilisation pour les utilisateurs, Letsignit offre une interface utilisateur facile, conviviale et intuitive, ce qui simplifie son adoption par les collaborateurs.

In fine, Letsignit permet à Cémoi de gérer efficacement les signatures mail, de s'adapter aux spécificités locales tout en garantissant la sécurité des données et la confidentialité des informations échangées.

Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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