Si vous utilisez Outlook, une double question vous a certainement déjà traversé l'esprit : quelle est la taille maximale d'un mail, et comment envoyer un fichier plus volumineux ?
Des interrogations tout à fait légitimes ! Dans le cadre d'une utilisation personnelle comme professionnelle, connaître la limite d'envoi et pouvoir gérer la taille de ses emails est essentiel pour une communication optimale. Et honnêtement, quoi de plus frustrant qu'un message d'erreur indiquant que votre email n'est pas parti à cause d'un fichier trop lourd ?
Stop aux prises de tête ! Aujourd'hui, on vous dit tout sur la taille maximum d'un mail sur Outlook, avec des conseils pour envoyer des pièces jointes volumineuses.
Alors, quelle taille maximale d'email est en vigueur sur Outlook ? En fait, le service de messagerie de Microsoft a défini plusieurs limites en fonction de ses formules (gratuites ou payantes), mais aussi de ses versions.
Précision concernant ladite taille : elle comprend non seulement votre pièce jointe, mais également le texte et les autres éléments intégrés dans l'email, comme la signature mail professionnelle. En général cependant, ces dernières données sont négligeables par rapport au volume de la pièce jointe.
Mais d'ailleurs, pourquoi imposer une taille maximale pour un email/une pièce jointe sur Outlook ? N'y voyez pas là un complot de Microsoft pour vous compliquer la vie ! En fait, la firme ne vous veut que du bien.
Cette taille limite a plusieurs raisons d'être, notamment :
En parlant d'UX, vous savez ce qui se conçoit intuitivement et en un clin d'oeil ? Votre signature mail ! Découvrez comment créer votre signature mail Outlook en toute fluidité.
Outre la limite de taille d'email, Outlook impose d'autres restrictions pour favoriser la sécurité, le bon fonctionnement du service et une expérience fluide. Parmi ces restrictions, la limite quotidienne d'envoi et de réception de mails.
Troisième borne mise en place par Outlook pour protéger ses utilisateurs et leur garantir une utilisation agréable : le nombre maximum de destinataires par email.
Une fois de plus, il s'agit d'une donnée variable selon la nature de votre compte.
Pour les comptes gratuits, la limite de destinataires n'est pas précisée par Microsoft mais est assurément plus basse.
Pour envoyer un mail à un nombre important de personnes, quel que soit votre compte Outlook, le mieux reste de créer un groupe de contacts.
Voici la marche à suivre :
Conseil complémentaire pour que votre campagne de communication soit un vrai succès : ajouter une signature Outlook impactante et aux couleurs de votre entreprise à votre email !
Vous ne pouvez décidément pas vous résoudre à accepter la limite de taille imposée par Outlook ? No problemo : il existe plusieurs méthodes pour envoyer des emails avec des pièces jointes plus volumineuses.
Zip ! En aussi peu de temps qu'il faut pour le dire, vous pouvez compresser votre fichier lourd en un fichier zip à l'aide d'un logiciel prévu à cet effet. WinZip ou 7-Zip, par exemple, sont deux services gratuits tout à fait efficaces.
Autre option pratique et rapide pour envoyer vos fichiers les plus volumineux : faire appel à un service de partage de fichiers. Avec Dropbox ou WeTransfer, entre autres, uploadez votre photo/vidéo/film d'art expérimental de 4h, puis insérez le lien dans votre e-mail, et le tour est joué !
Pour ses abonnés, MIcrosoft met à disposition un cloud de partage de fichiers et de collaboration en temps réel appelé OneDrive. Avec cet outil facilement accessible depuis la messagerie, plus besoin de s'énerver face aux messages d'erreurs pour cause de fichier trop lourd. Il vous suffit d'importer ledit fichier dans OneDrive, et vos collaborateurs y auront accès immédiatement.
Vous souhaitez envoyer un fichier dépassant la limite standard de 25 Mo dans un email Outlook ? En plus des méthodes citées ci-dessous, vous pouvez également envoyer ce dernier en plusieurs fois, si la nature de votre fichier le permet (par exemple, une vidéo divisée en plusieurs parties).
Au fait, si vous avez un compte payant pour votre activité professionnelle, n'oubliez pas de créer votre signature Outlook 365 pour booster votre communication.
En panne d'inspiration ? Découvrez aussi nos modèles de signature Outlook !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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La taille maximum d'un fichier par mail Outlook est définie à 25 Mo pour un compte gratuit, 150 Mo pour les abonnés Microsoft 365.
Pour envoyer un fichier lourd par Outlook :
N'oubliez pas : certains éléments comme la signature mail sont très légers : cette dernière vous permet de communiquer efficacement par un visuel en prenant le minimum d'espace. Il vous suffit simplement de définir le bon format de signature mail !
Vous ne pouvez pas augmenter la taille d'un mail Outlook, sauf en vous adressant directement à votre fournisseur. Une opération qui ne porte pas toujours ses fruits !
Pour réduire la taille d'un fichier image sous Outlook :
Voilà, vous savez quelle est la taille maximum d'un mail sur Outlook, et comment envoyer de gros fichiers ! Pour une communication optimale, n'oubliez pas d'intégrer une signature pro. Il existe de nombreux outils de signature mail à votre disposition, comme la solution intuitive Letsignit !
