On le sait très bien. Le monde d'aujourd'hui est un monde d'images. Le simple texte ne suffit plus.
On veut des couleurs, de l'éclat, de la profondeur ! Et cela concerne aussi votre signature mail Outlook, qui a tout à gagner d'un point de vue design d'avoir quelques visuels en plus.
Pour vous aider à créer une signature mail visuellement attrayante, nous avons préparé spécialement pour vous ce guide complet sur la création de signatures Outlook avec images !
C'est parti !
« Insérer une image » dans votre signature mail peut vouloir dire plusieurs choses. Vous pouvez souhaiter insérer une photo de profil pour accompagner votre signature, un logo d'entreprise, un slogan stylé ou une bannière mail. Dans un cas comme dans l'autre, la procédure à suivre sera globalement la même. On vous explique comment procéder en fonction de la plateforme utilisée !
(Version Web via portail professionnel / entreprise)
(Version personnelle / compte Microsoft – @outlook.com, @hotmail.com…)
Vous souhaitez agrémenter votre signature mail mobile ? Vous n'avez qu'à procéder de la manière suivante sur iPhone et Android :
Si vous êtes sur Microsoft Office 365, la fonctionnalité de synchronisation sur le Cloud vous permet de synchroniser votre signature sur tous vos appareils. Ainsi, pas besoin de gérer votre signature de façon indépendante sur chacun des appareils utilisés.
Et si vous représentez une entreprise qui souhaite uniformiser les signatures de plusieurs collaborateurs sur tous les appareils, alors c'est d'une solution de signatures mail dont vous avez besoin. (On vous en parle davantage juste un peu plus bas !)
Le processus pour intégrer une image sur Outlook est le même, peu importe le type d'image que vous souhaitez intégrer. Vous n'avez qu'à suivre les étapes indiquées juste un peu plus haut.
Cependant, d'un point de vue design, il ne faudra naturellement pas approcher la chose de la même manière si vous souhaitez intégrer une photo de profil que si vous souhaitez intégrer une bannière mail.
Voici donc quelques conseils fondamentaux pour vous guider dans l'intégration de vos images.
Vous souhaitez humaniser quelque peu vos mails et présenter au monde votre joli minois ? Très bonne idée.
Commencez d'abord par vous demander où vous souhaitez l'intégrer. À la gauche de votre signature, au milieu, en plein centre... Diverses options sont possibles. Il faut simplement garder en tête qu'en fonction du positionnement choisi pour votre image de profil, le reste de la signature mail devra être adapté.
En ce qui concerne la taille de la photo : on recommande de ne pas dépasser 150 pixels x 150 pixels (pour rappel, le format de signature mail recommandé est de maxmimum 400 pixels x 150 pixels sur ordinateur et 300 pixels x 150 pixels sur smartphone).
Pour insérer une bannière mail, nous vous recommandons d'abord de créer votre bannière à l'aide d'un logiciel adapté ou d'une application web. Par exemple, Canva propose plusieurs modèles desquels vous pouvez vous inspirer.
Pour être efficace, une bannière mail doit inclure plusieurs éléments (nous vous recommandons d'ailleurs de lire notre article sur le sujet si ce n'est pas déjà fait). Mais dans les grandes lignes l'idée est de respecter les points suivants :
Pour ce faire, la première étape est de créer votre signature mail HTML. Les novices peuvent utiliser l'un des différents générateurs de signatures mail disponibles sur le web. Les plus expérimentés pourront de leur côté s'amuser à créer le tout sur mesure.
Une fois que la signature mail a été créée au format HTML, un simple copier-coller dans la zone d'édition de votre signature Outlook devrait suffire à intégrer vos images à votre signature.
Enfin, on ne peut pas terminer cet article sans parler de LA solution qui permet de créer des signatures Outlook avec des images de façon complètement automatisée et pour tous les collaborateurs d'une entreprise. Qu'ils soient 50, 500 ou 5000, les collaborateurs ont ainsi la possibilité d'obtenir une signature avec toutes les images nécessaires en seulement un seul clic !
Il suffit de lancer la rédaction d'un nouveau message, et le tout s'intègre en un instant.
Et pour cela, tout ce qu'il faut, c'est utiliser Letsignit, voilà tout !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
L'absence d'affichage des images dans votre signature Outlook peut se produire à cause de multiples raisons. Cependant, la cause la plus fréquente vient du format de message (configuré en texte brut plutôt qu'en HTML), ce qui empêche l'affichage des éléments visuels.
Un autre problème courant provient des paramètres de sécurité d'Outlook qui bloquent automatiquement le téléchargement des images. Pour y remédier, rendez-vous dans les options du centre de gestion de la confidentialité et décochez la case « Ne pas télécharger les images automatiquement ».
Vérifiez également que vos fichiers images respectent les formats compatibles (JPG, PNG ou GIF) et que leur taille ne dépasse pas les limites recommandées. Une image trop volumineuse risque de ne pas s'afficher correctement chez vos destinataires.
Et si ces corrections ne règlent pas votre besoin, n'hésitez pas à vous rapprocher du support Microsoft.
