Vous qui maniez quotidiennement la plume virtuelle, vous avez à coeur de faire sentir à vos interlocuteurs qu'ils et elles sont toujours lus. Et ce, qu'il pleuve, qu'il vente, ou que vous soyez en excursion hors du bureau ! Votre meilleure alliée pour être toujours présent·e, même quand vous êtes absent·e ? La réponse automatique !
Voyons ensemble comment configurer un message d'absence selon le service de messagerie. Avec en bonus, des exemples de réponses automatiques en fonction du motif, de l'absence pour maladie aux congés sur une île paradisiaque. On est comme ça, on aime vous simplifier la vie.
La démarche pour créer et programmer une réponse automatique n'est pas la même en fonction du service de messagerie, mais elle suit habituellement les mêmes étapes :
Simple, non ? Et c'est encore mieux quand on connaît les étapes précises ! Cela tombe bien, on détaille tout de suite le processus pour les trois services de messagerie les plus utilisés...
Pssst... Pour conserver une trace de tous vos échanges, pensez toujours à enregistrer vos mails !
Vous êtes plutôt team Outlook, Gmail ou Yahoo Mail ? Pas de jaloux ! Quelle que soit votre équipe, voici les différentes marches à suivre pour configurer et programmer votre message d'absence/réponse automatique.
Microsoft cherche toujours à adapter ses solutions aux besoins de ses utilisateurs·rices. Pour cette raison, il existe différentes versions de son service de messagerie Outlook.
Outlook.comPour configurer une réponse automatique/un message d'absence sur la messagerie en ligne Outlook :
Outlook 365Pour configurer une réponse automatique/un message d'absence sur Outlook 365, la version bureau de la messagerie de Microsoft :
Pour créer et programmer une réponse automatique/un message d'absence sur Gmail :
Pour configurer une réponse automatique/un message d'absence sur Yahoo Mail :
C'est bien joli de savoir comment programmer un message d'absence, encore faut-il bien le rédiger ! Même en-dehors du bureau, vous voulez rester pro et engageant·e. Voici donc nos meilleurs conseils pour une réponse automatique qui cartonne, quel qu'en soit le motif.
Premier réflexe à adopter pour un email d'absence qui tape dans le mille : choisir un objet mail qui indique clairement votre absence. Ceci permettra à votre correspondant·e de voir tout de suite que vous êtes momentanément indisponible et préviendra tout malentendu !
Pour que votre absence soit bien reçue par votre destinataire, indiquez toutes les informations qui aident à le rassurer. Précisez succinctement la raison de votre absence pour rester transparent, et indiquez-lui votre date de retour au bureau. Vous pouvez également lui transmettre le contact d'un·e collègue suscpeptible de prendre le relai pendant votre voyage d'affaires/aux Philippines/à dos de dromadaire.
Exprimer des remerciements à votre lecteur·rice pour sa patience et sa compréhension achève de « faire passer la pilule » de votre indisponibilité. Vous prévenez ainsi l'impatience et la frustration, tout en montrant à votre correspondant·e que vous respectez son temps. Bref, vous êtes cordial·e et pro !
D'ailleurs, vous savez ce qui, dans un email, renforce encore davantage votre professionnalisme et votre communication ? La signature mail professionnelle, bien entendu !
Même les plus grands artistes ont besoin d'inspiration ! Alors, pour allumer la flamme de votre créativité, voici quelques idées de réponses automatiques avec différents motifs d'absence. Et si vous voulez aller plus loin, découvrez notre article dédié où nous vous proposons d'autres exemples de messages d'absence.
Vous êtes de retour, prêt·e à reprendre vos correspondances de plus belle ? Il est temps de désactiver votre réponse automatique.
Sous Outlook, rendez-vous dans Paramètres > Courrier > Réponses automatiques, et cliquez sur le bouton bascule ou sur Ne pas envoyer de réponses automatiques.
Sous Gmail, il vous suffit de cliquer sur le bouton Arrêter maintenant situé en haut de la boîte de réception.
Sous Yahoo Mail, dans les paramètres de programmation des messages d'absence, cliquez sur Supprimer la réponse d'absence.
*****
Facile à paramétrer, la réponse automatique est votre meilleure alliée quand vous êtes en vadrouille loin de votre bureau. Il ne vous reste plus qu'à la programmer et à faire vos valises !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Pour faire une réponse automatique, rendez-vous dans les paramètres de votre logiciel de messagerie, puis dans la section dédiée. Rédigez votre message d'absence (sans oublier de signer votre mail !), paramétrez la période d'activation, puis enregistrez.
Pour configurer un message d'absence sur Outlook, suivez ce chemin : Paramètres > Courrier > Réponses automatiques pour la version en ligne, ou Fichier > Réponses automatiques sur Outlook 365. Rédigez, paramétrez, enregistrez !
Dans la même optique, découvrez aussi comment créer et utiliser un modèle de mail Outlook, la réponse automatique qui vous simplifie la vie.
Pour programmer une réponse automatique par SMS, rendez-vous dans les paramètres SMS de votre smartphone, puis cherchez la section dédiée aux réponses rapides. Vous pourrez utiliser les réponses pré-enregistrées ou bien créer votre propre réponse.
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