Pour marquer votre identité professionnelle, une signature mail bien conçue est aujourd'hui indispensable. Et la bonne nouvelle ? Que vous soyez ou non designer, vous pouvez désormais créer une signature de qualité grâce à des outils de signature mail performants et simples à utiliser.
Que vous utilisiez Outlook, Gmail ou un autre service de messagerie, nous avons pour vous une liste d'outils adaptés à vos besoins ! Voici nos 7 outils de signature mail préférés à utiliser en 2024 !
Si vous cherchez à créer une signature mail design sans avoir à tout faire par vous-même, un outil de signature mail sera le bienvenu. Quand on parle d'outil de signature mail, on pensera généralement à un générateur de signatures, à un logiciel ou une extension web.
L'idée derrière ceux-ci est de vous aider à créer et distribuer facilement des signatures d'email professionnelles sans avoir besoin de compétences en design ou en codage. Les outils les plus complets offrent d'ailleurs des modèles prédéfinis et des options de personnalisation pour intégrer des informations comme le nom, le poste, les coordonnées, et les logos des collaborateurs.
Les outils de signature mail peuvent faciliter la vie des collaborateurs d'une entreprise de plusieurs façons. Voici les bénéfices principaux que vous pouvez en tirer :
Les collaborateurs d'une entreprise peuvent donc bénéficier d'un énorme gain de temps et d'une facilité d'utilisation accrue, alors que les administrateurs bénéficient d'une maintenance simplifiée.
Les générateurs de signature (aussi appelés « créateurs de signature ») peuvent être fort utiles pour créer une première signature de qualité, mais ils demeurent assez rudimentaires dans leur utilisation. Le fonctionnement assez basique (copier-coller la signature créée via un éditeur dans son outil de messagerie) de ces outils rend la démarche assez artisanale et potentiellement chronophage pour les plus grandes entreprises.
Ces outils sont plutôt recommandés pour les freelances ou pour les petites structures.
Hubspot, un éditeur de logiciel bien connu, propose un générateur de signature mail gratuit et facile d'utilisation. Pour créer une signature avec cet outil, commencez par accéder au générateur de signature Hubspot. Choisissez un modèle parmi les options disponibles, puis personnalisez-le selon vos préférences.
Vous pouvez intégrer divers éléments tels que votre nom, votre poste, vos coordonnées et le logo de votre entreprise. Vous pouvez également inclure des liens vers votre site web ou vos réseaux sociaux. Aucune connaissance en code HTML n'est nécessaire, le processus est tout simple et accessible.
Une fois votre signature créée, Hubspot vous offre plusieurs options pour l'intégrer à votre client de messagerie. Que ce soit Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo Mail ou d'autres, vous pouvez facilement copier votre signature ou son code source pour l'ajouter à vos emails.
De son côté, Gimmio mise tout sur la simplicité d'utilisation. L'outil de signature mail propose de choisir un modèle de signature existant et son designer vous permet de le modifier avec vos informations.
Ici, nul besoin de compétences techniques ou de connaissances avancées en design. L'éditeur visuel est tout simple. Une fois votre signature réalisée, un simple copier-coller vous permet de l'ajouter à votre outil de messagerie. Au besoin, vous pouvez aussi copier le code HTML de votre signature ainsi créée.
À la manière de Hubspot ou Gimmio, Si.gnatu.re propose un créateur de signature assez complet. Avec sa formule gratuite, Si.gnatu.re vous donne la possibilité de modifier votre signature pendant 30 jours. Pour la modifier pendant une plus longue période, il faudra payer.
À l'aide d'un formulaire, entrez les informations souhaitées, puis intégrez les images (un outil selfie permet même de vous prendre en photo !) et les icônes souhaitées, et finalisez le tout via le l'outil de design. Vous n'avez ensuite qu'à copier votre signature ou à récupérer son code HTML !
Pour une facilité d'utilisation accrue (et un look un tant soit peu plus rudimentaire), l'outil Générateur de signature HTML donne aussi la possibilité de créer une signature mail. Cette fois-ci, pas de designer graphique complexe à utiliser. On remplit un simple formulaire (après avoir choisi le modèle qui nous convient) et on génère le code HTML correspondant.
Si vous avez envie de mettre les mains dans le cambouis (du design), Canva peut aussi se prouver fort utile. Outil web de design et de retouche graphique assez complet, celui-ci vous donne la possibilité de créer des signatures mail de qualité. Et au besoin, l'outil vous propose plusieurs modèles prédéfinis de signatures. Alors, si vous êtes en manque d'inspiration, nul besoin de partir de 0 !
Une fois le tout terminé, vous pouvez exporter votre signature en format image et vous n'avez plus qu'à l'intégrer à votre signature mail Outlook ou Gmail.
Si vous souhaitez plonger dans le design collaboratif pour créer votre signature, Figma est une excellente alternative. Outil web de design et de prototypage puissant, Figma vous permet de créer des designs de signatures mail de haute qualité avec une grande flexibilité. L'outil propose également plusieurs modèles prédéfinis de signatures pour vous aider si vous manquez d'inspiration ou de temps.
L'avantage principal de Figma et que l'application offre la possibilité de collaborer aisément avec ses collègues sur un même design. Vous pouvez donc travailler en commun sur différentes itérations de signatures mail et laisser des commentaires au besoin, puis exporter le design final validé au format de votre choix.
Vous l'aurez compris : si vous êtes un freelance ou que votre entreprise compte seulement quelques employés, vous pouvez vous satisfaire des fonctionnalités d'un générateur de signature mail ou d'un outil de design pour créer vos modèles de signatures.
La tâche se complexifie lorsque vos besoins concernent des dizaines, centaines ou milliers de collaborateurs. Vous devrez alors vous tourner vers des solutions pensées pour les entreprises et couvrir des besoins de centralisation, d'automatisation et d'implémentation directe dans votre messagerie.
En utilisant un outil de gestion des signatures mail, la signature mail se révèle également être un levier de communication non intrusif et très efficace. C'est ce que vous propose un super outil nommé Letsignit (oui, c'est bien nous!), qui assure une gestion automatisée et complète des signatures mail de l'ensemble des collaborateurs d'une entreprise, en plus d'offrir de nombreuses fonctionnalités avancées. Ce type de solution est idéal pour les moyennes et grandes entreprises qui souhaitent uniformiser les signatures des salariés ou qui souhaitent véhiculer des messages via l'ajout automatisé de bannières mail.
Quoi de mieux que de faire passer des messages supplémentaires durant vos échanges quotidiens, et ce, sans perturber vos interlocuteurs ? Des campagnes marketing sont ainsi ajoutées directement dans vos signatures mail sans avoir ce côté « intrusif » que les publicités ou les campagnes d'emailing peuvent parfois avoir.
Déterminer quel est le bon outil de signature mail n'est pas une mince affaire ! Notre conseil principal (somme toute basique, mais assez important) est de commencer par déterminer quels sont vos besoins fondamentaux. Si vous êtes freelance et que vous avez besoin d'une simple signature avec photo et numéro de téléphone, il est clair que l'outil qui répondra à vos besoins ne sera pas le même que pour une entreprise de plusieurs milliers de collaborateurs.
Alors, n'hésitez pas à vous poser et à établir clairement quels sont les éléments que vous souhaitez présenter dans votre signature mail, puis à tester différents outils.
En résumé, plusieurs outils existent sur le marché, chacun ayant ses propres forces et faiblesses. Vous poser ces questions vous aidera à déterminer avec plus de précision lequel vous conviendra le mieux. Par exemple, HubSpot est apprécié pour sa simplicité d'utilisation, tandis que Letsignit offre une personnalisation beaucoup plus approfondie, automatisée, et sécurisée pour les moyennes et grandes entreprises. L'important est de trouver un outil qui non seulement répond à vos besoins actuels, mais qui peut également évoluer avec votre entreprise.
Bien sûr, il est possible de mettre en place une signature professionnelle sans passer par un outil spécialisé. En ce sens, les services de messagerie ont pour la plupart une section « signature » vous permettant d'afficher la même signature sous l'ensemble de vos messages. Or, cette section n'offre qu'une possibilité de personnalisation limitée (à moins que vous construisiez tout directement en HTML), et présente plus de risques d'instabilité.
Si votre objectif est uniquement d'intégrer votre nom et votre numéro de téléphone, par exemple, et que vous n'avez pas du tout d'intérêt pour l'aspect esthétique de votre signature : pourquoi pas ? Autrement, nous vous recommandons plutôt de passer par un outil de signature mail adapté.
Les outils de création de signatures mail continuent d'évoluer et de s'adapter aux tendances technologiques. On peut par exemple penser à l'intelligence artificielle (IA), qui joue un rôle de plus en plus important dans le processus de création des signatures via des mécanismes de personnalisation avancée et d'analyse automatique de données.
Par exemple, chez Letsignit, la mise en place d'un assistant IA permet désormais aux utilisateurs d'être avertis lorsque certaines erreurs de configuration ont été réalisées lors de l'ajout d'une bannière. Ils reçoivent ainsi des messages d'alerte lorsque les erreurs sont automatiquement perçues.
Quelques exemples d'erreurs remontées par l'assistant IA de Letsignit :
L'intelligence artificielle (IA) apporte de nouvelles perspectives pour la création de signatures mail. Elle permet non seulement de générer des signatures plus professionnelles et personnalisées, mais également de gagner en efficacité.
Si vous, comme les collaborateurs de votre entreprise, communiquez régulièrement par mail, on ne peut que recommander l'utilisation d'un outil assurant l'uniformisation et réduisant le risque d'erreurs.
D'une certaine manière, c'est votre image professionnelle qui est en jeu. Alors, mieux vaut faire en sorte de gérer au maximum les différents paramètres de celle-ci.
Plus qu'un simple moyen de communication, la signature mail fait partie intégrante de votre communication professionnelle. Elle renforce votre professionnalisme, votre image de marque et peut servir de point de contact supplémentaire avec vos interlocuteurs.
Notons que l'importance de la signature mail est d'autant plus grande que le volume d'emails échangés est en constante augmentation. Les plus récents chiffres parlent de 1,4 milliard de mails envoyés chaque jour, et ce, seulement en France !
Une signature mail professionnelle renvoie une image positive et cohérente de votre entreprise, en correspondant à votre identité visuelle. Une telle signature est tout simplement cruciale pour asseoir votre crédibilité auprès de vos clients et prospects. Elle peut aussi être un élément déterminant pour l'image de marque de votre entreprise, un aspect souvent sous-estimé.
La communication ne se limite pas aux contenus principaux de vos emails. La signature mail peut devenir un canal d'échange supplémentaire, offrant une multitude de possibilités.
C'est donc un moyen efficace de valoriser votre image, tout en facilitant la prise de contact.
La facilité d'utilisation est une caractéristique clé de ces outils. Même sans compétences techniques, vous pouvez créer une signature mail attrayante en quelques minutes. De nombreux outils proposent une interface intuitive, avec des modèles prédéfinis, des options de personnalisation et un éditeur WYSIWYG.
Par exemple, l'éditeur de Letsignit vous permet d'avoir accès à de nombreux modèles prédéfinis, que vous pouvez modifier à votre guise et en toute simplicité.
Une fois votre signature créée, celle-ci peut être ajoutée automatiquement à tous vos mails, et même changer en fonction du destinataire (pour les outils plus complets, comme Letsignit) ! Plus besoin de rédiger votre signature à chaque fois. On s'accorde pour dire que cela représente un gain de temps considérable pour tout ceux qui envoient beaucoup de mails dans leur journée. Certains outils (salut Letsignit !) proposent même de gérer les signatures mail de toute votre équipe, assurant une homogénéité et un gain de temps supplémentaire.
Alors, si vous nous n'utilisez pas d'outil de gestion des signatures, la méthode peut varier en fonction des clients de messagerie. Si vous êtes dans l'écosystème Microsoft, vous pouvez jeter un oeil à notre article dédié à la création de signatures Outlook. Sinon, n'hésitez pas à vous référer directement au support de votre client de messagerie.
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Et si vous avez des questions spécifiques sur ce que la signature mail peut vous apporter comme avantages communicationnels et marketing ou comme bénéfices IT, n'hésitez pas à nous contacter. Notre équipe d'experts est disponible pour répondre à toutes vos questions sur l'univers de la signature mail et des avantages de ce canal de communication puissant.
Et pour tester la solution de signature mail leader sur le marché, n'hésitez pas à tester gratuitement Letsignit.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
