Un seul espace pour tout contrôler. Dans une Digital Workplace, le collaborateur retrouve tous les outils dont il a besoin dans le cadre de son travail. Réseaux sociaux internes, outils de création et de prise de note, agenda, logiciel d’emailing, documents… tout !
Mais la multiplication des outils pose problème : les organisations utilisent aujourd’hui 16 applications SaaS en moyenne contre 8 en 20151.
C’est pourquoi la Digital Workplace ne se contente pas de compiler les outils, elle les intègre et facilite leurs interactions. Un exemple : lorsque vous envoyez un email, un signature mail avec un lien pour switcher de vos emails vers Teams peut automatiquement être ajoutée pour faciliter les interactions, avec des audiences internes comme externes. C’est ça l’intégration.
On estime que les employés ayant accès à des applications facilement accessibles perdent 17% de temps en moins dans les processus manuels2.
Et des collaborateurs qui utilisent mieux leur temps, pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, sont forcément plus engagés. La grande majorité des DSI pensent d’ailleurs que l’autonomisation numérique pourrait entrainer une croissance des revenus d’au moins 5% en trois ans3.
Pourtant, moins d’une entreprise sur deux bénéficie aujourd’hui d’une forme, souvent fragmentaire, de Digital Workplace4 : intranet, réseau social d’entreprise, suite Office 365, etc.
Si la Digital Workplace est si peu développée malgré son utilité, c’est parce que sa mise en place demande des efforts importants.
Car cet espace numérique concerne tous les membres de l’entreprise, chacun doit être impliqué. Le top management a pour rôle d’impulser la conduite du changement, tandis que les collaborateurs ont tout intérêt à faire remonter leurs problématiques pour qu’elles soient prises en compte dans la sélection d’une solution adaptée.
D’où l’intérêt de faire de la Digital Workplace un programme, communiqué à toutes les parties prenantes grâce à une campagne massive de communication interne. Une campagne qui passera notamment par la signature mail : un touch point diffus et efficace qui peut être géré de façon centralisée.
Justement, la signature mail fait elle-même partie de la Digital Workplace. C’est à la fois la carte de visite et la plaquette commerciale de votre bureau physique.
C’est aussi un canal à part entière de la Digital Workplace puisqu’elle peut être utilisée pour diffuser des informations à des audiences internes ou externes. Une solution de gestion centralisée des signatures mail comme Letsignit peut faire le distinguo entre les signatures pour l’interne et celles pour l’externe.
La Digital Workplace s’enrichit donc au fil de la numérisation de nos usages quotidiens. Il suffit de faire l’inventaire de votre bureau physique pour s’en rendre compte… Les magazines, les journaux et les lectures du moment seront à retrouver dans l’onglet « Veille ».
Le café ? Vous pouvez le prendre au moment d’une pause-café virtuelle. Et la session de Lunch & Learn remplace à la fois la table à manger et le paper-board. Autant d’outils qui améliorent l’expérience collaborateurs et donc leur engagement.
Notion relativement nouvelle, la Digital Workplace n’a pas encore révélé toutes ses potentialités.
Au-delà d’une plateforme numérique, c’est un environnement virtuel qui se superpose au bureau physique – sans pour autant le remplacer. Un environnement qui facilite la collaboration dans un contexte de digitalisation du travail. Réussir cette transformation s’apparente à un programme qui engage toutes les forces vives de l’organisation vers un but commun.Sources :
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
