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Vous cherchez à communiquer avec les collaborateurs de votre entreprise, mais sentez que vos messages n'arrivent pas tout à fait à bon port ? Et même si vous écrivez un mail super étoffé, bourré de bons sentiments, vous constatez une absence totale de réponse ? (sauf pour Maryse des IT, qui vous offre en guise de réponse son fidèle emoji chat 🐈.)
Alors, c'est que vous devez travailler votre stratégie de communication interne !
Voici donc un tout nouveau guide signé Letsignit pour vous aider à mettre en place une stratégie de com' interne qui déchire. En bonus : une liste de 15 outils pour vous faciliter la tâche !
Mais avant d'aller plus loin, définissons ce qu'est la communication interne.
Et quel est l'impact de celle-ci ?
On estime que 70 % des collaborateurs se sentent plus motivés, voire plus engagés lorsque l'entreprise favorise une communication interne ouverte et fluide. Pas si mal, non ?
Certaines entreprises, comme la CMA CGM, ont par exemple mis en place une plateforme de formation interne qui contient des vidéos de formation. Une grande quantité d'information peut donc être partagée aux collaborateurs de façon simple et didactique.
La communication ascendante peut prendre plusieurs formes, mais on peut penser aux boîtes à idées (physiques ou virtuelles), aux sondages internes (qui peuvent être anonymes), aux réunions de feedback, etc.
Et la communication transversale ?
La communication transversale est une excellente façon d'améliorer la circulation d'informations essentielles, d'encourager une collaboration plus fluide entre les différentes personnes, et donc, d'améliorer la productivité globale de l'entreprise.
Par exemple, une entreprise peut adopter des outils collaboratifs comme un intranet ou des plateformes de messagerie instantanée. La résultant est généralement une communication plus ouverte et efficace.
Pour bien communiquer en interne, il faut commencer par bien structurer les échanges et faire en sorte de trouver les canaux adaptés aux différents types de messages. On peut imaginer l'utilisation d'une messagerie instantanée pour discuter de l'avancement des projets, une newsletter interne pour parler des grands objectifs stratégiques choisis par la direction ou pour présenter les résultats obtenus. Et pourquoi pas, une session apéro-feedback du vendredi pour discuter de nouvelles idées et recevoir des avis sur les stratégies en place ?
Pour réussir à définir vos objectifs, nous vous recommandons d'utiliser la méthode SMART. En fixant des objectifs de communication qui sont spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels, il vous sera plus facile de les mettre en application et de mesurer les résultats ensuite.
La transparence reste un élément-clé en communication interne. Sans elle, c'est tout bonnement impossible d'instaurer un climat de confiance. En favorisant des échanges ouverts et honnêtes, les collaborateurs se sentent valorisés et mieux informés, ce qui améliore leur sentiment d'appartenance envers l'entreprise. Une meilleure transparence permet aussi de prévenir les malentendus, de faciliter la prise de décision collective, et de renforcer la cohésion d'équipe.
La règle des 3 contenus devrait vous permettre d'équilibre votre communication interne. Dans cette-ci, on recommande :
Veillez aussi à adapter vos communications à la diversité de vos collaborateurs (en évitant par exemple d'utiliser une terminologie trop technique et spécifique qui parlerait à un département, mais pas à un autre). Utilisez des visuels, évitez les jargons et communiquez de façon bienveillante.
Vous serez ainsi déjà sur une très bonne lancée pour engager vos collaborateurs dans ce dialogue interne et les fidéliser sur le long terme.
On peut vous présenter l'exemple de Swile, la scale-up française qui a beaucoup travaillé pour établir une communication interne fluide et efficace.
Pour une entreprise qui grandit aussi vite (au niveau national comme à l'international), c'était essentiel de faire en sorte que tous les collaborateurs aient accès au même niveau d'information.
Pour y parvenir, l'entreprise a donc mis en place plusieurs systèmes :
Pour vous parler de communication interne, on peut aussi vous donner un autre exemple que nous trouvons parlant : le nôtre (oui, oui, on est modeste ! ).
Chez Letsignit, nous avons aussi beaucoup travaillé sur la communication interne de façon à fluidifier le partage d'informations et maximiser le bien-être des collaborateurs.
Voici ce que nous avons mis en place :
La communication interne peut se faire à différent touchpoints. Voici les outils de communication interne que nous vous recommandons d'explorer.
Pour une communication rapide et directe entre les collaborateurs. Que ce soit pour les sujets urgents, des questions courtes ou pour discuter de sujets plus triviaux, la messagerie instantanée s'avère toujours aussi efficace !
Pour partager des informations plus officielles, sensibles ou de manière plus étoffée, l'email demeure un canal de communication redoutable.
Au-delà de l'harmonisation des signatures que proposent les solutions de signature mail, il est aussi possible de diffuser des messages sous forme de bannières via sa signature. Cela permet de diffuser des messages internes non intrusifs et d'encourager les collaborateurs à en savoir plus via l'ajout d'un appel à l'action.
Un intranet d'entreprise a pour vocation de regrouper toutes les informations, ressources et tous les outils nécessaires aux collaborateurs de l'entreprise. L'accès aux documents, actualités internes et aux communications officielles s'en trouve ainsi facilité.
Transmise de façon régulière, la newsletter interne permet de partager des informations-clés sur l'entreprise, des mises à jour importantes, les réussites des collaborateurs, tout en améliorant le sentiment d'appartenance envers la communauté de l'entreprise.
Une section dédiée à des vidéos explicatives ou à des petites capsules d'actualité peut aussi permettre de partager de l'information facilement à l'interne.
Les vidéos, grâce à leur montage visuel et sonore, offrent un format dynamique et engageant qui plus l'attention. Elles peuvent être utilisées pour des formations, des annonces importantes ou pour partager des nouveautés de l'entreprise. Ce type de contenu facilite la compréhension et l'assimilation rapide des informations, tout en rendant la communication interne plus attractive.
Les sondages et les enquêtes internes sont d'excellents outils de communication ascendante pour ressentir le pouls des collaborateurs sur un sujet donné.
La création de sondages/d'enquêtes internes anonymes permet aussi de sonder les collaborateurs sur des sujets plus sensibles, tout en garantissant leur confidentialité. Cela favorise des retours plus honnêtes et transparents, sans crainte de représailles ou de jugements.
Un outil très populaire pour réaliser des sondages est Typeform.
Ces plateformes facilitent la gestion des tâches, la répartition des responsabilités et la collaboration entre équipes sur des projets complexes, tout en centralisant la communication liée aux projets.
Ex. d'outils du genre : Trello, Asana, Monday, Notion, etc.
Ce portail donne accès à des informations importantes sur les ressources humaines, telles que les fiches de paie, les congés, les informations sur les avantages sociaux, etc., et facilite la gestion de l'ensemble des demandes RH.
Cet espace permet de partager en temps réel les dernières nouvelles de l'entreprise, qu'il s'agisse d'initiatives internes, de succès commerciaux ou d'actualités du secteur.
Il peut par exemple prendre la forme d'une page d'accueil dynamique, de notifications push ou d'une section blog.
Un réseau social d'entreprise donne l'occasion d'échanger de façon informelle sur divers sujets, de créer des communautés et de permettre un partage d'informations plus décontracté.
Il s'agit d'un groupe, créé et dirigé par les collaborateurs, avec comme objectif de mettre à disposition certaines ressources pour favoriser des initiatives communes (ex. une ERG pour donner du soutien aux nouveaux parents). Sans être affiliées ou supervisées par la société mère, les ERG peuvent parfois être soutenues par elle.
Partager les informations de vive voix peut être une autre excellente façon de communiquer efficacement. Un avantage du podcast est qu'il peut s'écouter partout et qu'il est —règle générale— un peu moins lourd en termes de production (si l'on compare à la vidéo, par exemple).
Précisons que l'application mobile dédiée ne sera peut-être pas possible pour toutes les entreprises, car celle-ci nécessite un certain budget de production ($$$). Or, lorsque le budget est disponible, l'application mobile peut s'avérer très intéressante.
Celle-ci permet une communication fluide entre les collaborateurs et facilite l'accès aux informations essentielles à partir d'un téléphone. Les collaborateurs peuvent notamment consulter les mises à jour de l'entreprise, accéder à des ressources partagées, participer aux discussions en temps réel, etc.
Pour une telle application, il n'y a pas de limite de fonctionnalités. Tout dépend de ce qui a été prévu lors de sa création.
D'accord, on le sait, parler de « forums », ça fait un peu vieux. Mais rappelons que Reddit est un site web basé sur un système de forums et qu'il fonctionne très très bien.
Alors, les forums, disions-nous, comme les FAQ internes, peuvent permettre aux collaborateurs de poser des questions en toute simplicité, de partager des idées, débattre, etc. Et en échange, ils peuvent obtenir des réponses assez rapidement, que ce soit de la part de leurs collègues ou des équipes de support internes.
Pour évaluer l'efficacité de votre communication interne, plusieurs indicateurs-clés de performance peuvent être utilisés. En définissant ceux qui vous apparaissent les plus importants, vous serez en capacité de mieux mesurer l'impact de vos actions et d'ajuster vos stratégies en conséquence.
Voici quelques exemples d'indicateurs pertinents :
Alors, pour avoir une vision complète de l'efficacité de votre communication interne, commencez par définir quels sont vos objectifs (qui rappelons-le, doivent être SMART). Si après analyse de vos indicateurs, vos objectifs ne sont pas atteints, il faut réagir.
Puis, mettez en place un système de feedback régulier pour recueillir les avis de vos collaborateurs sur les différents canaux de communication utilisés. Ces retours seront précieux pour identifier les ajustements nécessaires à apporter dans le temps.
L'analyse des données issues de vos outils de communication est également essentielle. Elle vous permettra de comprendre les comportements des collaborateurs, et vous pourrez faire en sorte d'adapter votre stratégie en conséquence..
La communication interne et externe, bien que distinctes, se complètent pour renforcer l'efficacité globale d'une entreprise.
On peut s'entendre sur le fait que la communication interne et la communication externe ne s'adressent pas aux mêmes personnes, et surtout, pas de la même façon.
Or, les entreprises ont tout à gagner à harmoniser les messages et les valeurs véhiculées par la communication interne et externe.
On imagine très bien qu'une entreprise qui parle de bienveillance et de respect auprès de ses clients, mais qui interagit mal avec ses collaborateurs risque de créer une forte dissonance chez ces derniers. De même que pour une entreprise qui valorise l'innovation à l'interne, mais semble on ne peut plus conservatrice à l'externe, aura de la difficulté à charmer de nouveaux clients.
De cette manière, vous aurez entre vos mains toutes les cartes pour renforcer votre réputation, attirer de nouveaux talents et nouveaux clients, et maximiser les chances de réussite de votre entreprise.
Alors, pour être sûr que votre communication interne réponde à tous les besoins de la pyramide de Maslow de vos collaborateurs, vous n'avez qu'à télécharger notre tout nouveau eBook dédié à la thématique « comment mettre en place une communication interne engageante ? ».
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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