Sécurité, outils adaptés aux besoins de votre entreprise et communication impactante, autant de caractéristiques qui font de l'adresse mail professionnelle un incontournable pour les professionnels.
Pour assurer une communication efficace avec vos collaborateurs, clients et prospects tout en garantissant la protection de vos données, il est essentiel de choisir judicieusement votre service de messagerie. Mais parmi les nombreuses options disponibles, pas facile de se décider...
Pas de panique ! Nous vous proposons un guide complet pour bien choisir votre service de messagerie professionnelle, et vous explique comment créer votre adresse email pro gratuitement.
Réponse rapide : bien sûr que non ! Rien ne vous oblige à créer une adresse mail pro. En revanche, trois raisons solides peuvent vous encourager à franchir le pas :
Associez-la à une signature mail professionnelle et votre communication fera tout simplement des étincelles !
Bon alors, concrètement, comment avoir une boîte mail professionnelle ? Bien que le protocole de création varie d'un service de messagerie à l'autre, il suffit généralement de suivre ces trois étapes :
Avant toute chose, il vous faut sélectionner un service de messagerie adapté à vos besoins spécifiques. Nous vous détaillons plus bas les différents critères à retenir pour être certain de choisir le bon fournisseur, mais ce dernier doit essentiellement être sûr, pratique et facile d'utilisation.
Pour vous donner un premier boost d'inspiration, voici une shortlist des meilleures messageries (gratuites et payantes) rassemblant ces caractéristiques :
À vous, ensuite, de parcourir les différentes offres et fonctionnalités pour déterminer le logiciel de messagerie électronique répondant le mieux à vos attentes.
Une fois votre service de messagerie choisi, il vous faudra ensuite acheter un domaine ou connecter votre nom de domaine déjà existant.
Sachez que certains services de messagerie vous proposent la création de votre propre nom de domaine pour vous permettre une communication forte. D'autres services vous aident également à vous rapprocher des bureaux d'enregistrement dédiés à l'achat d'un domaine. D'autres encore vous permettent de vérifier si un nom de domaine est disponible ou non.
Dans tous les cas, votre service de messagerie vous guide étape par étape pour sélectionner le nom de domaine qui conviendra le mieux à votre future adresse mail pro.
Dernière étape pour lancer votre boîte mail professionnelle : configurer vos adresses email.
À cette étape, vous créez une adresse utilisateur pour vous-même et pour chaque membre de votre équipe. Chaque utilisateur dispose d'un nom, d'une adresse mail et d'un mot de passe personnalisés pour se connecter à la boîte de messagerie.
C'est ensuite le moment de définir une variété de paramètres, comme le protocole de réception (POP ou IMAP) et les options d'envoi (nom et adresse email apparaissant à l'envoi d'un courriel). Il vous est également demandé de configurer votre serveur SMTP (qui gère les envois de vos emails), puis de confirmer votre adresse email.
Pas d'inquiétude, vous êtes là encore guidé pas à pas pour assurer la bonne configuration de votre nouvelle adresse mail.
Vous pouvez aussi en profiter pour décider d'autres éléments secondaires, comme le format de votre signature mail.
Cette troisième phase complétée, votre adresse mail professionnelle est officiellement opérationnelle !
Intéressons-nous à présent aux critères à retenir pour être certain de choisir le bon service de messagerie professionnelle.
Commençons par nous intéresser aux fonctionnalités proposées par votre service de messagerie pro. Ce dernier devrait vous fournir des applications qui facilitent votre quotidien au travail et fluidifient vos échanges avec vos correspondants.
Vous pouvez par exemple sélectionner un service de messagerie pour ses outils d'organisation intégrés à la messagerie. Certains logiciels proposent ainsi un outil de visioconférence pour les rendez-vous, ainsi qu'un calendrier pour planifier les tâches et moments importants de l'entreprise.
Pensez également à consulter les options de gestion et de stockage de données proposées par votre messagerie. Par exemple, nombre d'entre elles offrent un espace de stockage illimité pour les emails et la possibilité d'intégrer des pièces jointes de taille importante (jusqu'à plusieurs Go).
Avec certaines boîtes de messagerie, vous pouvez également importer des emails depuis d'autres fournisseurs. Idéal si vous souhaitez rassembler toutes vos correspondances au même endroit !
Enfin, consultez les différentes possibilités en matière de personnalisation. Certains fournisseurs vous permettent notamment de mettre l'apparence de votre interface aux couleurs de votre entreprise. Une option intéressante pour votre communication à l'interne, que vous pourriez par exemple associer à un outil de signature mail personnalisée.
En tant que professionnel, chaque minute compte ! Pour vous faire sauver du temps et de l'énergie, assurez-vous de choisir un service de messagerie à l'interface claire et simple d'utilisation. Vous devriez pouvoir naviguer les différentes sections et fonctionnalités intuitivement, sans chercher votre chemin pendant des heures.
N'hésitez pas à tester différents fournisseurs; même les services de messagerie payants vous proposent en général une période d'essai gratuite. Vous pourrez ainsi déterminer si l'interface correspond à vos attentes et vous permet une navigation fluide.
Sachez par ailleurs que les services de messagerie améliorent constamment l'expérience utilisateur en s'intégrant de plus en plus dans un écosystème d'outils. C'est par exemple le cas de Microsoft 365, dont la messagerie Outlook est connectée directement aux autres fonctionnalités pro de Microsoft tels que Word, Excel et Teams.
Vous passez ainsi de votre messagerie à un autre outil en un clin d'oeil ! C'est tout de même plus agréable que de devoir ouvrir 40 onglets à la fois...
Dernier critère important à considérer avec attention quand vous choisissez votre service de messagerie pro : la sécurité ! Votre adresse mail doit être suffisamment safe pour garantir une protection totale des données de votre entreprise. Une caractéristique d'autant plus importante que les tentatives d'hameçonnage (aussi appelé phishing), vols de données et piratages de comptes se font de plus en plus courants.
Les logiciels de messagerie proposent une myriade de fonctionnalités en matière de protection, telles que :
Pour terminer cette section, voici quelques conseils complémentaires sur le chiffrement de vos données ! D'une part, mieux vaut opter pour un chiffrement de bout en bout. Ce dernier garantit que personne, à part vous et vos destinataires, ne peut lire vos emails. Ensuite, sachez que certains protocoles de chiffrement sont plus efficaces que d'autres, comme le protocole OpenPGP, considéré comme l'un des plus puissants.
Il y a quelques paragraphes de cela, nous vous avons fourni une liste des logiciels de messagerie pro les plus performants. Mais trois de ces services ont une place particulière dans notre coeur... Voici donc, selon nous, le top 3 des meilleures boîtes mail professionnelles !
Avis aux utilisateurs Microsoft ! Si vous adhérez déjà à l'univers du géant américain, la suite logique est de créer votre adresse mail pro Outlook Business.
Avec ses nombreuses fonctionnalités et son service de messagerie bien intégré dans l'écosystème Microsoft, Outlook est idéal si vous cherchez un fournisseur avec une grande variété d'outils.
La messagerie elle-même, d'abord, comprend plusieurs options pratiques, telles que :
Mais le top du top avec Outlook, c'est son intégration harmonieuse dans la suite Microsoft 365. Depuis votre espace messagerie, vous pouvez en effet accéder facilement à toute la gamme d'applications Microsoft, dont Excel, Word, Powerpoint ou encore OneDrive, qui vous donne accès à un espace de stockage en ligne. La messagerie possède aussi son application mobile, pour accéder à vos communications en toutes circonstances.
Si votre objectif principal est le gain de temps et la fluidité (et que Google est votre ami), Gmail est probablement la meilleure option pour vous. Son avantage majeur : une intégration parfaite de la messagerie Gmail dans la suite Google Workspace.
Depuis la version payante de Gmail, vous pouvez accéder en un clin d'oeil à toutes les fonctionnalités du cloud, dont notamment :
Et pour une expérience encore plus fluide, Gmail ainsi que tous les outils Google possèdent leur propre application mobile. Parfait pour rester connecté·e quand vous êtes en déplacement !
La messagerie Gmail intègre pour sa part plusieurs fonctionnalités avantageuses, dont un stockage de données jusqu'à 15 Go et un mode confidentiel. Côté sécurité, Gmail n'est pas en reste non plus, proposant un système d'identification à deux facteurs, un filtre anti-spam puissant et une protection avancée contre le phishing.
Notons enfin que la version de base de Gmail, déjà très satisfaisante, est gratuite. La version payante donne accès à des outils plus avancés.
Votre préoccupation première est la sécurité ? On vous comprend ! Dans ce cas, mieux vaut jeter votre dévolu sur ProtonMail, l'un des fournisseurs de messagerie les plus sécurisés.
Conçu par des chercheurs du MIT, ce prestataire est tout entier dédié à la protection de vos données. À tel point que l'entreprise ne possède pas les clés de chiffrement : en d'autres termes, même les salariés de ProtonMail n'auront pas accès à vos correspondances électroniques.
Le service assure un chiffrement de bout en bout de vos données, ce qui inclut vos emails, mais aussi vos contacts. Toutes ces informations sont de surcroît stockées en Suisse, pays réputé pour ses normes particulièrement strictes en matière de protection de l'information.
Toujours côté sécurité, les emails sont protégés par un mot de passe, que vous devrez fournir à vos destinataires pour que ces derniers puissent y accéder.
En plus de ces multiples mesures de protection, ProtonMail dispose d'une interface de messagerie fluide et de nombreuses fonctionnalités pratiques, parmi lesquelles :
Enfin, notez que ProtonMail propose une version gratuite, mais cette dernière comporte des limites, notamment en matière de stockage.
Votre service de messagerie sélectionné, c'est le moment de créer votre adresse mail professionnelle gratuite ! Voici comment s'y prendre avec nos trois prestataires favoris.
Note : si les services inclus dans les versions gratuites ne vous suffisent pas, vous pourrez à tout moment passer à la vitesse supérieure en souscrivant à un abonnement.
La création d'une adresse Outlook s'effectue en quelques étapes simples :
Votre adresse mail pro Outlook est prête à être utilisée !
Pour créer un compte Gmail :
Vous pouvez à présent utiliser votre adresse Gmail !
Vous avez opté pour ProtonMail, le service de messagerie ultra-sécurisé ? La création de votre adresse Proton se fait en 5 étapes simples :
Voilà, votre adresse mail Proton est opérationnelle.
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Vous savez à présent quels sont les meilleurs services de messagerie pro, et comment créer votre adresse mail professionnelle ! Il ne vous reste plus qu'à vous plonger dans vos correspondances avec vos collaborateurs. D'ailleurs, si vous avez besoin d'inspiration, voici quelques exemples de mails professionnels. C'est cadeau !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
